Bu makalede tedarikçi kalite yönetiminin 6 altın kuralından bahsedeceğim. Birlikte teknolojiyi kullanarak tedarikçi kalitesi anlayışını ve iş performansını artırmanın yollarını keşfedeceğiz.
Yüzlerce tedarikçiyle uğraşırken kalite konularını nasıl takip ve kontrol edebiliriz? Bu tedarikçilerin kalite standartlarına uyum sağladıklarını nasıl belirleyebiliriz? Kalite maliyetlerini nasıl düşürebiliriz?
Tedarikçi gelişiminin önündeki engelleri sıralayacak olursak:
- Verimsiz geribildirim ve zayıf iletişim.
- Tedarikçinin, kendisine olan tatminini elde edememesi.
- Tedarikçiyi geliştirirken yapılan yanlış yönlendirmeler ve satınalmanın gücü hakkında yanlış izlenim elde edilmesine mukabilen satınalmacı-tedarikçi performans gelişiminde yavaşlama.
- Tedarikçi kaynaklı engeller olaraktan teknik yeteneğin eksikliği; taahhüt olmaması; insan kaynağının olmaması.
- Taahhüt eksikliği, satınalmacıların tedarikçiye açık ve net söz verilen hedefler tanımlayamamasından kaynaklanır.
- Mühendis, ekipman, bilgi sistemleri, çalışan yetenekleri ve eğitim kaynakları eksiklikleri tedarikçi özelindeki ve tedarikçi geliştirme aktiviteleri süresince aşılması gereken konulardır.
Bütün bu sorular aklımızdayken, aşağıda tedarikçi kalite yönetim programınızı güçlendirecek 6 adet altın kural paylaşacağım:
1.Zayıf Tedarikçi Kalitesinin Maliyetini Ölç ve Takip Et:
Eğer bir ürün kalite konusu meydana gelirse, zayıf kalite maliyetini (ZKM) genelde ana firma yüklenir, suç tedarikçide olsa da. Bu maliyetler büyük oranda karı düşürür, hala birçok firma bu maliyetleri düzenli ve karalı bir tutumla ölçüp takip etmekte başarısız olmaktadır. Sonuç olarak, her sene milyon dolarlarca para, bu maliyetlerin nerede ve nasıl telafi edileceği bilinmeden çöpe gitmektedir.
Fakat tedarik zincirindeki ZKM tamamıyla elimine edilemez, hiçbir tedarikçi maliyetlerin düşürülmesi adına size mükemmel bir hesap ve problemin nereden kaynaklandığına dair mükemmel bir adresleme yapamaz. Örneğin, ZKM’nin tedarikçi teslimatlarının gecikmesi dolayısıyla nasıl etkilendiğine değinirsek, tedarikçiyle proaktif bir çalışma yaparak bir sonraki teslimatları hızlandırabiliriz. Zayıf kalite maliyet ölçütleri size tedarikçinin geriye dönük ödemelerini net hesaplamada yardımcı olur ve böylece maliyetlerin daha hızlı telafi edilmesini sağlar.
Tedarikçinin ZKM’sini ölçerken, iç ve dış maliyet faktörlerini geniş yelpazede değerlendirmek çok önemlidir. Ayrıca iyi kalite maliyetlerini ör. A) bir kalite yönetim sistemiyle tedarikçi kalite problemlerini önlemenin maliyetlerini ve B) tedarikçi kalitesini izleme ve fiyatlandırma maliyetlerini de ölçmek faydalı olacaktır. İyi kalite elde etmek için daha çok kaynak harcayan firmalar daha az tedarikçi kalite problemleriyle ve böylece düşük zayıf kalite maliyeti ile yollarına devam ederler.
2.Tedarikçi Risk Yönetimini Kalite Denetimleriyle Ayarla
Firmaların kalite standartları yükseldikçe, kalite denetimleri tedarikçilerin önceden belirlenen kalite standartlarına uyumunu sağlamak adına öncü bir rol üstlenir hale gelmiştir. Ancak, bütün tedarikçilere bir seferde denetim yapmak yerine, tedarikçileri risk gruplarına göre kategorize ederek, denetim aktivitelerini önceliklendirmemiz gerekir. Genellikle, nihai ürününüz üzerinde daha yüksek risk taşıyan tedarikçiler yüksek riskli olanlarıdır, bu yüzden onların daha belirgin kalite kontrol ve ölçümler gerçekleştirmesini sağlamak adına daha sık denetime tabi tutulmaları gerekir. Ürününüz üzerinde doğrudan etkisi olmayan alt parçalar sağlayan tedarikçiler düşük riskli olanlarıdır, bu yüzden denetim miktarı daha az olmalıdır.
Bir kere bütün tedarikçiler tahakkuk edilip risk sınıflandırılması yapıldıktan sonra, kalite açıklarının, problemlerinin ve optimizasyon için fırsatların tanımlanması adına denetimleri planlamak ve takvime yerleştirmek gerekir. Ayrıca denetimleri, tedarikçileri teftiş etmek ve cezalandırmak için değil, denetimin önemini tedarikçiye anlatmak adına olumlu bir deneyim sunmak, onlara sorulara cevap vermeleri için zaman tanımak ve onlarla birlikte çalışıp tanımlanmış problemlere işaret etmek için kullanmalıyız.
3.Kalitenin Daha İyi Kontrolü İçin Tedarikçileri Ayıkla
Tedarikçi zinciri genişledikçe, onların kalitesinin devamlılığını sağlamak ve takip etmek daha zorlu ve maliyetli olmaktadır. Bunun üstesinden gelmenin bir yolu, periyodik olarak geçmişe dönük kontroller yapmak, geçmişte neler olmuş bakmak ve tedarik zincirinin nasıl optimize edilebileceğine bakmaktır, böylece tedarikçi kalite yönetiminize daha büyük bir düzen, kontrol ve verimlilik getirebilirsiniz. Bu tedarikçi ayıklama işlemi, optimal sayıda tedarikçiniz olup olmadığına karar vermenizi ve bu tedarikçilerin kalite gereksinimlerini karşılamak için doğru yeteneklere sahip olup olmadıklarını belirlemenizi sağlar.
Bazı firmalar kendileri açısından kritik tedarikçileri baz alarak ayıklamaya gider, iyi olanlarını kenara ayırır. Bazıları tedarikçilerin yeteneklerini baz alır, tedarik ettikleri ürün mikarı ya da tedarikçinin teklifinin eşsizliği vb. Kalite tek başına ayıklama yönteminde bir parametredir – istenen kaliteyi ya da performans gerekliliklerini sağlayamayan tedarikçi yüksek risk taşır ve tedarikçi zincirinden çıkartılması gerekir. Yaklaşım ne olursa olsun, ayıklamanın amacı organizasyonunuz ve organizasyonunuzun kalite gerekliliklerine en çok uyan bir tedarik zinciri inşa etmektir.
4.Tedarikçi Kalitesi ve Performans Ölçütlerini Standartlaştır
Her departmanın kendine özgü kalite bazlı tedarikçi performans ölçümü için metotları olmasına rağmen, en iyi yöntem bütün bölümlerde uygulanabilir şekilde kararlı bir takım tedarikçi ölçütleri ve KPI’lar oluşturmaktır. Standartlaştırılmış ölçütler size tedarikçi zincirinde geniş açılı bir performans ve kalite trendleri sağlar, iyileştirme ve gelecek yatırımlara fırsat yaratılmasının yanında ilgilenilmesi gereken alanları belirler.
Birçok firma bu ölçütleri tedarikçi skor kartlarıyla ölçer. Sadece bunları kullanarak bir tedarikçinin performansını diğerleriyle karşılaştırmakla kalmayıp, ayrıca tedarikçi kalitesindeki iyileştirmeleri ve hataları da takip edebilirsiniz. Skor kartlarından takip edebileceğiniz birçok performans ölçütü vardır, fakat en önemli odak noktaları kalite, teslimat ve tedarikçi reaksiyonlarıdır. Tedarikçiler CTPAT gibi terrör karşıtı olma kriterine uygunluk ve sosyal sorumluluk açısından da izlenebilir. Bütün bu kriterler birlikte alt alta toplanarak bir tedarikçi skoru oluştururlar.
5.Düzeltici Faaliyetlerde İşbirlikçi Tutum İzleyin
Tedarikçi kalite problemleri ve uygunsuzluklarını ne kadar çabuk tanımlar ve düzeltirseniz, o kadar iyi bir performansınız olur. Burada önemli olan, iç prosesinizin güçlü olmasını, rollerin ve tedarikçilere uygunsuzlukların iletiminin hızlı olmasını, tedarikçi düzeltme aksiyon isteğinin başlatılmasını (SCAR) sağlamak, bir kök neden analizinin gerçekleşmesini, düzeltici ve önleyici faaliyetin takibini sağlamaktır.
Problemler bazen tedarikçi düzeltme aksiyon isteklerinin tedarikçiye iletilirken herhangi bir yönlendirme ya da destek olmadan aktarılması, onları kafaları karışık ve nasıl cevap vereceklerini bilemeden bırakmak yüzünden meydana gelir. Daha iyi bir yaklaşım için, tedarikçiyle iletişim kurulmalı ve her aşamada tedarikçiyle yakın çalışılmalıdır, onlara konu ve uygunsuzluk hakkında mümkün oldukça çok bilgi vermek ve düzeltici aksiyonları örneklerle önceliklendirerek tavsiye etmektir. Tedarikçileri periyodik olarak kalite politikaları ve uygunluk gereklilikleri konusunda eğitmekle kalite problemlerini önlemek adına uzun bir yol katetmiş olursunuz.
Tedarikçi düzeltici aksiyonlarını yönetmek ve takip etmek kısa dönemde size maliyetli gelebilir. Ancak uzun vadeli düşünüldüğünde, tedarikçilerle daha sıkı ilişkiler kurulması ve uygunsuzlukların tekrar etmemesi, dolayısıyla maliyetlerin düşmesi adına karlı bir tutum olacaktır.
6.Teknolojiyi Kullanarak Tedarikçi Kalitesinin Görünürlüğünü Artır
Büyük bir global tedarik zincirinde, firmaların yaşadığı en büyük zorluk, tedarikçi kalitesinin görüntülenmesinin verimsiz ve zaman alıcı olmasıdır. Tedarikçi bilgisini teknolojiyi kullanarak merkezi bir sisteme bağlayabilirsiniz, böylece her tedarikçiyi ilgili ürünler/içerikler, riskler, politikalar, kontroller ve problemler açısından haritalayabilirsiniz. Böylece daha anlaşılır, birbirine bağlı bir tedarikçi kalite bakış açısı elde etmenin yanında, sırayla, her konu/problem için izlenebilirliği ve sorumluluğu artırabilirsiniz.
Teknoloji aynı zamanda kalite yönetim işlemlerini basitleştirir ve daha verimli yayınlanmasını sağlayarak, kalite risk değerlendirmeleri ve tedarikçi performans görüntülemeleri gibi iş akışlarını otomatikleştirir. Çevrimdışı ve mobil denetleme uygulamaları gibi ileri düzey araçlar uzak tedarikçi lokasyonlarında ağ bağlantısı dahi olmaksızın denetçilerin denetimini kolay hale getirir.
Etkileşimli raporlar, göstergeler ve analizleri sağlayan modüller ve eklenebilecek daha fazlası ile karar verme süreçlerinde değişik açılardan tedarikçi kalite bilgilerini küçük parçalara ayırıp analiz edebilirsiniz. Böylece, birçok excel ve word dökümanı arasından ayıklama yapmak yerine, bütün kalite bilgilerini ortak bir bakışla elde etmeniz ve verileri daha derine inerek analiz etmeniz mümkün hale gelecektir.
Tedarikçiyle İlişkiler Geliştikçe Performans Artacaktır
Tedarikçi kalite yönetimi sadece maliyetli iadelerden, cezalardan ve davalardan kaçınmak demek değildir. Tedarikçi kalite yönetimi iyi yapıldığı zaman, nihai ürünün kalitesini güçlendirerek işiniz için önemli bir değer yaratırsınız, firmanızın prestiji ve kredisi artar, maliyetler düşer ve size üstün bir iş performansı sağlar.
Bu amaçları gerçekleştirmenin anahtarı, tedarikçilerin sizin firmanızın bir uzantısı olduğunu unutmamanızdan geçer, onlar ayrı bir oluşum değildir. Kalite standartları, denetimler ve diğer işlemler tedarik zincirinizde, tıpkı organizasyonunuzun geri kalanında, diğer bölümlerinde uygulandığı kadarıyla aynı sertlikle ve taahhütle uygulanmalıdır.
Tedarikçi kalitesini çekirdek iş aktiviteniz olarak konumlandırdığınızda ve bu aktiviteniz geniş kapsamlı tedarikçi kontrol ve ilişki yönetimi çabalarınızla birleştiği zaman, firmanızda üstün performans, kalite ve krediniz olacak ve sağlam bir biçimde konumlandırılacaksınız.
Bir sonraki yazımda Dünya Klasında Tedarikçi Kalite Yönetimi/ Yalın Tedarikçi Kalite Yönetimi olan WCSQ modeline ve bu modelin uygulanışına yer vereceğim.
Tüm halkımızın Cumhuriyet Bayramını bu vesile ile kutluyorum.
Kaynakça:
- A Case Study on Implementation & Execution of World Class Supplier Quality – Ameya V. Kharkar and M.S.Kadam
- Best Practices in Supplier Quality Management – MetricStream