Microsoft Excel kurumsal ya da günlük yaşantımızın büyük bir kısmında önemli bir rol oynamaktadır. Excel zaman kazandırmanın yanı sıra verilerin daha net ve anlaşılır bir şekilde sunulmasına olanak sağlar. Bu nedenler her çalışan iyi bir Excel kullanıcısı olmak ister. Temel olarak birkaç özelliğinden bahsetmek gerekirse.
1. Grafik Hazırlama
Kurumsal bir firmada görev alıyorsanız şirket bilgilerinin profesyonel gözükmesi gerekmektedir. Grafikleri birkaç farklı şekilde yan yana hazırlayabileceği gibi ortak verileri tek bir grafik tablo içerisinde de sunulabilir.
2. Biçimlendirme
Çoklu bir tabloda önemli olan verilerin vurgulanması gerekebilir. Bunun için Excel’in sunmuş olduğu Koşullu Biçimlendirme sekmesinden uygun olan kural ve biçim seçilebilir. Bu kurallar arasında herhangi bir sayıdan büyük, küçük, eşit veya belirli bir sayı arasında bulunma, içerdiği metin, tarih ve yinelenen değer biçimlendirme gibi kurallar vardır. Farklı biçimlendirme seçenekleri olarak veri buçuklar, renk ölçekleri ve simge kümeleri bulunmaktadır.
3. Otomatik Doldurma
Yukarıda da belirtildiği gibi Excel çalışanlara zaman kazandırır. Otomatik doldurma seçeneği bunun en güzel örneklerinden bir tanesidir. Excel hazırlanmış olan tablodaki eksik satır ve sütunları belirleyerek eksik verileri otomatik olarak doldurur.
4. Özet Tablo (Pivot Tablo)
Kullanıcılara nasıl daha etkili rapor yapılır diye sorulduğunda Excel’e hakim olan her kullanıcı Özet Tablo cevabını verir. Şüphesiz ki Excel’in sahip olmuş olduğu en etkili ve verimli çalışma alanıdır. Binlerce veriye sahip çoklu listelerden istenilen alanlara ayırarak kullanıcıya büyük bir kolaylık sağlar. Daha anlaşılır ve daha düzenli bir sunu şansı verir. Özet tablolar,”Dilimleyiciler” ile birlikte kullanıldığında oldukça başarılı raporlar oluşturulur.
Pivot tablolar çeşitli çalışma alanlarında gruplandırma, alt toplam alma ve filtreleme gibi özellikler sunarak sağlıklı bir veri analizi sağlar. Veri listesindeki alt başlıklara göre kategorileri ayırma, oranlama ve sıralama imkanı verir. Gruplama yaparken metin, tarih ve sayısal gruplamalar yapılabilir. Açma, kapama ve filtreleme seçenekleriyle sadece gerekli bilgilerin gösterir. Özet tablo oluştururken her sütun için başlık olmasına dikkat edilmelidir. Listedeki veriler değiştirdikçe pivot tablo üzerine giderek verilerin güncellenme komutunu çalıştırmak gerekmektedir.
5. Düşey Ara
Excel’in bir diğer etkili aracı ise düşey ara komutudur. İki tablodaki ortak verileri satır temelini baz alarak bulur. Düşey ara komutu için dikkat edilmesi gereken nokta, aranan verinin sol sütunda yer almasıdır. Ancak, sütun seçiminde herhangi bir zorunluluk bulunmamaktadır. Dikkat edilmesi gereken bir diğer nokta ise bağımsız değişkenin doğru veya yanlış olarak belirtilmesi gerektiğidir. Herhangi bir değişken belirtilmezse formül otomatik olarak doğru değerini kullanır.
Excel’i etkin kullanabilmek için öncelikle verilere hakim olmak gerekmektedir. Daha sonrasında gerekli formüller ve kısayollar öğrenilerek kısa sürede etkileyici raporlar ve sunular oluşturulabilir.