Bir elektronik veri değişimi iletisi, her biri, sınırlayıcıyla ayrılmış bir fiyat, ürün model numarası ve benzeri gibi tekil bir durumu temsil eden bir veri öğesi dizisi içerir. Tüm dizeye bir veri bölümü denir. Bir üstbilgi ve römork ile çerçevelenen bir veya daha fazla veri bölümü, iletim EVD birimi olan bir işlem seti oluşturur (bir mesaja eşdeğerdir). Bir işlem seti genelde tipik bir ticari belgede veya formda içerilecek olanları içerir.
Bir EVD belgesi gönderirken, hem taraflar hem de ticaret ortakları aynı kurallar kümesine uymak zorundadır. Bu standartlar, belgedeki bilgilerin nerede ve nasıl bulunacağı konusunda bilgi verir. Tercüme yazılımı, gönderilen ve alınan mesajlar için bilgileri farklı şekilde işler ve bilgilerin EVD formatında gönderilmesini veya alınmasını sağlamak için her adımın tam bir denetimini yapar. Alıcı bilgisayardaki çevirmen bir belge okuduğunda, örneğin, alıcı firmanın adını, sipariş numarasını, satın alma öğelerini ve fiyatı nerede bulacağını bilir. Bu bilgi, daha sonra manuel sipariş girişi gerektirmeden alıcının sipariş giriş sistemine gönderilir.
Elektronik veri değişimi, satınalma siparişleri, faturalar, nakliye bildirimleri ve komisyon satış raporları gibi diğer önemli veya sınıflandırılmış bilgiler gibi belgeler için geçerlidir. Örneğin, bir sigorta şirketi başvuru sahibinin ehliyetinin bir EVD değişimi aracılığıyla olduğunu doğrulayabilir.
Elektronik veri değişimi öncelikle büyük firmalar tarafından verimliliği sağlayan tek biçimli bir işleme sistemine sahip olmak için kullanılır. EVD’nın başlıca faydaları maliyet, hız, doğruluk ve verimliliktir. Sistemin uygulanması pahalıdır ve bu alanda uzmanlaşmış bir danışmanın yardımına ihtiyaç duyar.
Elektronik veri değişimi sistemlerini kullanmak, kağıt belgeleri yazdırmak, dosyalamak, depolamak, göndermek ve almak için gereken ve dolayısıyla maliyetin ortadan kaldırılmasını sağlar. Hedef, kağıttan kurtulmak ve herkesin aynı fatura ile çalışmasını sağlamak ve böylece bilgilerin kolayca işlenip okunabilmesidir.
Sağlık bilgileri ileten doktorlar gibi bazı kullanıcılar, EVD’yı kağıda göre daha ağır bulabilir, ancak standartlaştırma ve elektronik dönüşüm, uzun vadede temettü ödemektedir. Kağıt temelli görevleri otomatikleştirmek veri kalitesini artırır ve işlemler günler veya haftalar yerine saniye veya dakika içinde değiştirilir. Elektronik veri değişimi, daha önemli görevler üzerinde çalışmak için personelin zamanını boşa çıkarır. İş açısından kritik olan veriler zamanında gönderilir ve bir tedarik zincirindeki uygulamalar arasında veri aktarımını otomatikleştirerek gerçek zamanlı olarak izlenir.